Les justificatifs à ne pas transmettre à votre expert-comptable et les mentions obligatoires sur les factures fournisseurs
Il est crucial de savoir quels documents ne doivent pas être transmis à votre expert-comptable et de comprendre les mentions obligatoires sur les factures fournisseurs pour garantir la déductibilité de la TVA.
Exemples de documents à ne pas transmettre :
- Une facture avec la mention PROFORMA
- Un devis / Un bon de commande / Un bon de livraison
- Un billet de train, il faut transmettre l'attestation de voyage disponible après le trajet
- Un ticket de paiement de Carte Bancaire
- Une capture d'écran d'un e-mail du fournisseur, notamment pour les « abonnements en ligne »
Mentions obligatoires sur vos factures d'achat :
| Mentions obligatoires | TVA déductible (récupérable) | TVA non déductible (non récupérable) |
|---|---|---|
| Société | Coordonnées de votre société : RAISON SOCIALE + Adresse | Facture au nom d'un associé, d'un collaborateur, d'un dirigeant |
| Fournisseur | Coordonnées du fournisseur : RAISON SOCIALE + Adresse | Nom du fournisseur absent ou adresse du fournisseur absente |
| Objet de la dépense | Dépenses professionnelles pour la société | Dépenses personnelles |
| TVA | Taux et montant présents | Taux et montant absents |
| Repas « Prospects/Clients » | Si le nom et prénom du client/prospect apparaît sur le justificatif (Au-delà de 150 euros, il faut demander une facture) | Nom et prénom du client ou prospect absent |
| Repas « Évènement d'équipe » | Préciser le motif de l'évènement sur votre justificatif | Repas personnel (saint valentin, noël, menu enfant…) |
| Cadeaux « clients » | Si la dépense est < 73€ TTC par client et si le nom et prénom du client apparaît sur le justificatif | Nom et prénom du client absent |
| Dépenses engagées par un salarié | Facture au nom de la société ou Note de frais au nom du salarié | Facture au nom du salarié |
Vigilance sur les factures de fournisseurs EUROPÉENS :
- Vous devez communiquer votre n° de TVA intracommunautaire.
- Celui-ci doit apparaître sur la facture du fournisseur.
- La TVA du fournisseur UE doit être égale à zéro.