Connaître les durées de conservation des documents
Savez-vous combien de temps vous devez conserver tous ces documents émis ou reçus dans le cadre de votre activité professionnelle ?
Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions.
C'est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux. Article 1734 du Code général des impôts précise qu'une amende de 10 000 € est « applicable en cas d'absence de tenue des documents demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. »
Tableau récapitulatif des durées de conservations
| Catégorie de documents | Durée de conservation | Référence légale |
|---|---|---|
| Documents civils et commerciaux | ||
| Contrats commerciaux | 5 ans | Code civil - Article 2224 |
| Documents bancaires | 5 ans | Code monétaire et financier - Article L561-36 |
| Documents de transport | 5 ans | Code de commerce - Article L110-4 |
| Déclarations en douane | 3 ans | Code des douanes - Article 120-2 |
| Contrats électroniques | 10 ans | Code civil - Article 1369-4 |
| Contrats immobiliers et fonciers | 30 ans | Code civil - Article 2220 |
| Documents et pièces comptables | ||
| Livres et registres comptables | 10 ans | Code de commerce - Article L123-22 |
| Pièces justificatives La problématique des factures manquantes | 10 ans | Code de commerce - Article L123-22 |
| Documents fiscaux | ||
| Impôt sur le revenu | 6 ans | Livre des procédures fiscales - Article L102B |
| Impôt sur les sociétés | 6 ans | Livre des procédures fiscales - Article L102B |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC) | 6 ans | Livre des procédures fiscales - Article L102B |
| Bénéfices non commerciaux (BNC) | 6 ans | Livre des procédures fiscales - Article L102B |
| Impôts directs locaux | 6 ans | Livre des procédures fiscales - Article L102B |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE) | 6 ans | Livre des procédures fiscales - Article L102B |
| Valeur ajoutée des entreprises (CVAE) | 6 ans | Livre des procédures fiscales - Article L102B |
| Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) | 6 ans | Livre des procédures fiscales - Article L102B |
| Documents sociaux | ||
| Statuts de la société | 5 ans après radiation | Code de commerce - Article L123-94 |
| Compte annuel | 10 ans | Code de commerce - Article L123-22 |
| Feuilles de présence | 3 derniers exercices | Code de commerce - Article L225-102 |
| Pouvoirs | 3 derniers exercices | Code de commerce - Article L225-102 |
| Rapports du gérant ou du conseil d'administration | 3 derniers exercices | Code de commerce - Article L225-102 |
| Rapports des commissaires aux comptes | 3 derniers exercices | Code de commerce - Article L225-102 |
| Documents liés à la gestion du personnel | ||
| Bulletins de paie | 5 ans | Code du travail - Article L3243-4 |
| Registres uniques du personnel | 5 ans | Code du travail - Article L1234-19 |
| Contrats de travail | 5 ans | Code du travail - Article L1234-19 |
| Salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte et régimes de retraite | 5 ans | Code du travail - Article L3243-4 |
| Déclarations d'accident du travail | 5 ans | Code de la sécurité sociale - Article L441-2 |
| Charges sociales et taxe sur les salaires | 3 ans | Code de la sécurité sociale - Article L243-7 |
| Comptabilisation des horaires des salariés, heures d'astreinte et leur compensation | 1 an | Code du travail - Article L3171-4 |