Courrier de confirmation à adresser à une plateforme agréée (PA) de facturation électronique.

Demande de confirmation adressée à une plateforme agréée de facturation électronique.

Objet : demande de confirmation de nos données et de nos flux arrêtés au …………………… [date de clôture ou date intermédiaire].

Madame, Monsieur,

Dans le cadre de sa mission légale de certification des comptes et en application de ses normes d'exercice professionnel, notre commissaire aux comptes, ……………………, souhaite recevoir les renseignements ci-dessous, arrêtés à la date du …………………… [date de clôture ou date intermédiaire], relatifs aux factures et aux données que notre société émet, reçoit ou transmet par l'intermédiaire de votre plateforme agréée.

1. L'identification du ou des comptes (espaces) ouverts à notre nom dans votre service : identifiant, numéro SIREN ou SIRET rattaché, date d'ouverture, restrictions éventuelles prévues pour leur fonctionnement, ainsi que la date de toute suspension ou résiliation intervenue sur l'exercice.
2. À la date précitée, le nombre et le montant total des factures émises et des factures reçues par notre intermédiaire, en distinguant leur statut (déposée, transmise, mise à disposition du destinataire, refusée, en attente de traitement). Merci de joindre, pour chacun de ces ensembles, un état détaillé sous forme de fichier.
3. Le détail des factures que nous avons émises et dont l'acheminement n'était pas confirmé à cette date, ainsi que celles refusées par le destinataire ou restées en attente de traitement.
4. Le détail des factures reçues qui ne nous avaient pas encore été mises à disposition à cette date, ainsi que celles que nous avons refusées ou qui faisaient l'objet d'un litige.
5. Le détail des paiements ou encaissements réalisés pour notre compte par votre intermédiaire, lorsque votre offre comprend un service de paiement, et des sommes en attente à cette date.
6. Le montant des abonnements, commissions et frais, échus ou non, qui n'avaient pas encore été facturés ou débités à la date précitée.
7. Le détail du paramétrage du service appliqué à notre compte : formats de facture utilisés (Factur-X, UBL, CII), plateforme agréée de réception des destinataires retenue à partir de l'annuaire, contrôles réalisés automatiquement, ainsi que la date de toute modification significative de ce paramétrage sur la période.
8. Le nom des personnes habilitées, seules ou conjointement, à émettre, déposer, refuser ou consulter des factures pour notre compte, avec l'indication de leurs rôles et périmètres, ainsi que les certificats et identifiants de signature associés. Merci de préciser les habilitations créées, modifiées ou supprimées au cours de l'exercice.
9. Le détail des cessions, nantissements ou délégations de paiement portant sur nos créances et traités par votre intermédiaire (affacturage, escompte, mandat de recouvrement), avec les montants correspondants à la date précitée.
10. Le détail des garanties, cautions ou avals qui nous auraient été donnés par un tiers par votre intermédiaire, ou que vous auriez donnés pour notre compte.
11. Les engagements contractuels existant entre nos deux sociétés : durée, conditions de résiliation et de réversibilité, niveaux de service garantis, pénalités prévues, ainsi que tout engagement ou passif éventuel non inscrit à notre bilan.
12. Le détail des incidents de service ou de sécurité significatifs survenus sur la période et affectant nos factures ou nos données (indisponibilité, perte ou altération de données, accès non autorisé, violation de données), accompagné de l'état des corrections apportées.
13. Les documents relatifs à la sécurité et à la conformité de votre service : la copie du certificat ISO/IEC 27001 et son périmètre de certification, l'organisme certificateur et son accréditation (Cofrac ou homologue étranger signataire des accords multilatéraux de reconnaissance), les dates d'émission et d'expiration du certificat, les conclusions du dernier audit de surveillance, ainsi que les autres certifications ou attestations en vigueur et l'état de la documentation relative à la protection des données (convention de sous-traitance au sens de l'article 28 du RGPD, recours éventuel à des sous-traitants ultérieurs).
14. Les modalités de conservation et d'archivage : durée de conservation de nos factures et des données transmises pour notre compte, conditions dans lesquelles la valeur probante de ces documents est assurée, et modalités de restitution de nos données en cas de résiliation.
15. Le détail des opérations de portabilité de nos données réalisées à notre demande ou pour notre compte sur la période : pour chacune, la date, l'origine (plateforme agréée (PA), logiciel ou solution émettrice), la destination (plateforme agréée (PA), logiciel ou solution réceptrice), le format utilisé et le volume de données transférées, ainsi que les demandes de portabilité non abouties et leur motif.
16. Le détail des données transmises à l'Administration pour notre compte sur la période, au titre de l'émission de nos factures électroniques et de nos données de e-reporting, en précisant les périodes couvertes, les périmètres et toute anomalie, déclaration rectificative ou régularisation en cours.
17. Le détail des litiges ou impayés portés à votre connaissance et restant en suspens à cette date.

Nous vous remercions de préciser la mention « néant » dans votre réponse s'il y a lieu.

Nous vous serions obligés d'adresser cette pièce directement à notre commissaire aux comptes, ……………………, à l'adresse suivante : ……………………, et de nous en faire parvenir une copie.

Compte tenu de nos contraintes de calendrier, nous vous saurions gré de nous faire parvenir votre réponse pour le …………………… [date].

En vous remerciant par avance, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

……………………
Signature
Nom et qualité du signataire